E-faktury bez zmiany programu i bez cudzej chmury.
TaxMachine wystawia i pobiera faktury ustrukturyzowane w schemie FA(3), w trybie online i offline. Fakturę tworzysz na tym samym formularzu co dotychczas, resztą zajmuje się program, a baza dokumentów zostaje na Twoim komputerze.
schema FA(3)tryb online i offlinenumer KSeF i UPOod wersji Standard
Treść sprawdzona pod kątem aktualnych przepisów: .
Rysunek poglądowy drogi dokumentu: od wystawionej faktury, przez KSeF, po rejestr VAT i plik JPK. Wszystkie te etapy odbywają się w jednym programie, na Twoim komputerze.
Co zyskujesz
Obowiązek KSeF załatwiony w jednym oknie.
Nie przesiadasz się na nowy system i nie logujesz na rządowe portale. Cały obieg e-faktur mieści się w programie, na którym już pracujesz.
Wystawianie
Faktura jak zawsze, dokument w schemie FA(3).
Wypełniasz znany formularz, a program buduje z niego dokument ustrukturyzowany i przekazuje go do systemu KSeF. Nie uczysz się nowego układu pól ani nie przepisujesz danych do przeglądarki.
Odbiór
Faktury kosztowe wpadają prosto do ewidencji.
Dokumenty wystawione na Twoją firmę pobierasz z KSeF bezpośrednio do programu. Zamiast przepisywać kwoty z pliku, zatwierdzasz podpowiedziany sposób księgowania.
Ciągłość pracy
Tryb offline, gdy system nie odpowiada.
Awaria po stronie KSeF nie zatrzymuje sprzedaży. Program obsługuje oba tryby przewidziane w przepisach, a dokument trafia do systemu, gdy połączenie wróci.
Kontrola danych
Baza faktur zostaje u Ciebie.
Z KSeF łączysz się przez internet, ale dokumenty firmy leżą na Twoim dysku albo serwerze. Nie oddajesz ich dostawcy oprogramowania i nie tracisz do nich dostępu, gdy skończy się abonament.
Krok po kroku
Od zwykłej faktury do zaksięgowanej e-faktury.
Konfigurację przechodzisz raz. Potem KSeF działa przy okazji normalnej pracy.
🔑
Uwierzytelnieniecertyfikat albo token
▤
Wystawienieformularz jak dotychczas
⇄
Wysyłkaonline lub offline
✓
Numer i UPOzapisane przy dokumencie
⌁
Księgowanierejestry VAT i JPK
Dostępność w wersjach
KSeF działa w każdej wersji programu.
Standard 249 złRozszerzona 359 złProfesjonalna 509 złBiuro 620 zł
Obsługę KSeF 2.0 ma już wersja Standard za 249 zł, w licencji na czas nieokreślony. Wyższe wersje dodają magazyn, pełne księgi albo obsługę wielu firm, ale sposób pracy z e-fakturami jest w nich taki sam.
Biuro rachunkowe obsłuży w ten sposób dowolną liczbę firm klientów, każdą z własnym dostępem do KSeF, bez przełączania się między kontami w zewnętrznych serwisach.
Konfigurację przechodzisz raz, przy pierwszym uruchomieniu modułu. Późniejsze faktury to już tylko dwa ostatnie kroki.
1
Podłącz firmę do KSeF
W ustawieniach firmy wskazujesz sposób uwierzytelnienia: token wygenerowany w systemie albo certyfikat kwalifikowany. Program zapamiętuje wybór dla tej firmy, więc kolejne wysyłki nie wymagają logowania.
2
Wystaw fakturę na znanym formularzu
Wypełniasz dokument tak jak dotychczas: kontrahent, pozycje, stawki, terminy. Nie ma osobnego trybu ani innego układu pól dla faktur ustrukturyzowanych.
3
Wyślij dokument do systemu
Wysyłasz pojedynczą fakturę albo zaznaczasz kilka i przekazujesz je zbiorczo. Program zamienia dokument na strukturę FA(3) i przekazuje go do KSeF, a Ty widzisz status operacji na liście.
4
Odbierz numer KSeF i UPO
Po przyjęciu dokumentu system zwraca numer identyfikujący fakturę oraz urzędowe poświadczenie odbioru. Oba zapisują się przy dokumencie i zostają w dokumentacji na stałe.
5
Pobierz faktury kosztowe
Jednym poleceniem ściągasz dokumenty wystawione na Twoją firmę. Program rozpoznaje kontrahenta, podpowiada sposób księgowania i po zatwierdzeniu przenosi fakturę do ewidencji oraz rejestru VAT.
Najczęstsze błędy
Cztery pułapki, w które łatwo wpaść.
Odkładanie konfiguracji na ostatni tydzień
Wygenerowanie tokena i sprawdzenie uprawnień zajmuje chwilę, ale wymaga dostępu do systemu i decyzji, kto w firmie ma prawo wystawiać faktury. Warto to przejść wtedy, gdy nic nie goni, a nie w dniu wejścia obowiązku.
Traktowanie trybu offline jako awaryjnej furtki
Tryb offline ma własne terminy przekazania dokumentu do systemu. Nie jest sposobem na omijanie KSeF, tylko zabezpieczeniem na wypadek przerwy w działaniu. Faktura i tak musi trafić do systemu.
Wysyłanie faktury z błędnym numerem NIP nabywcy
System przypisuje dokument do konkretnego podatnika na podstawie numeru identyfikacyjnego. Literówka sprawia, że kontrahent nie zobaczy faktury u siebie, choć dokument formalnie istnieje.
Zakładanie, że wysłanie zwalnia z księgowania
Przekazanie faktury do KSeF nie jest równoznaczne z ujęciem jej w ewidencji. Dokument trzeba jeszcze zaksięgować, żeby trafił do rejestru VAT i do pliku JPK za właściwy okres.
Pytania i odpowiedzi
Pytania o KSeF w TaxMachine
Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?
Terminy ustala Ministerstwo Finansów i wprowadza obowiązek etapami, zależnie od wielkości firmy. Aktualny harmonogram znajdziesz na podatki.gov.pl. Program jest gotowy wcześniej, więc możesz przećwiczyć obieg dokumentów, zanim obowiązek Cię obejmie.
Czy TaxMachine zarówno wysyła, jak i odbiera e-faktury?
Tak. Z programu wyślesz fakturę ustrukturyzowaną w schemie FA(3) do KSeF i pobierzesz faktury wystawione przez kontrahentów, razem z numerem KSeF i UPO.
Która wersja programu obsługuje KSeF?
Każda, począwszy od wersji Standard za 249 zł. Wyższe wersje dodają moduły księgowe, ale e-faktury wystawisz i pobierzesz tak samo w każdej z nich.
Co się stanie, gdy KSeF będzie niedostępny?
Fakturę wystawisz mimo to. Program obsługuje tryb offline przewidziany w przepisach, a dokument trafia do systemu po przywróceniu połączenia.
Gdzie trzymane są moje faktury?
W bazie na Twoim komputerze albo na serwerze firmy. Program łączy się z KSeF przez internet, ale nie przenosi Twoich danych do chmury dostawcy oprogramowania.
Czym różni się uwierzytelnianie certyfikatem od tokena?
Token to ciąg znaków wygenerowany w Krajowym Systemie e-Faktur, powiązany z konkretnym podatnikiem i uprawnieniami. Certyfikat kwalifikowany albo pieczęć elektroniczna pozwalają uwierzytelnić się bez wcześniejszego generowania tokena. Program obsługuje obie drogi, a wybór zależy od tego, czym już dysponuje firma.
Czy w KSeF wystawię fakturę korygującą i zaliczkową?
Tak. Schema FA(3) obejmuje faktury korygujące i zaliczkowe, a program buduje je z tych samych danych co fakturę podstawową. Korekta zachowuje odniesienie do numeru KSeF dokumentu pierwotnego, więc powiązanie między dokumentami jest widoczne po obu stronach.
Co zrobić, gdy kontrahent twierdzi, że nie dostał faktury?
Sprawdź w programie numer KSeF i status dokumentu. Faktura przyjęta przez system jest dostępna dla nabywcy niezależnie od tego, czy dotarła do niego e-mailem. Numer KSeF wraz z datą przyjęcia wystarczy, żeby wskazać, gdzie dokument się znajduje.
U kogo kupujesz
Wdrożenie KSeF z kimś, kto robił to setki razy.
Konfiguracja e-faktur to najczęstszy powód, dla którego dzwonią do nas klienci. Przeprowadzimy Cię przez uwierzytelnienie, uprawnienia i pierwszą wysyłkę, także wtedy, gdy dopiero rozważasz zakup. Licencję dostajesz z fakturą, od autoryzowanego dystrybutora, a nie z aukcji.
Producent: Neonet Consulting S.C., firma działająca od 2000 roku. Dystrybucja: EDOMEG od 2008 roku, ponad 11 000 wydanych licencji. Telefon od poniedziałku do piątku: dział handlowy 08:00–16:00, pomoc techniczna 16:00–18:00. Odpowiedź na wiadomość do 48 godzin w dni robocze.
