Wersja Biuro Rachunkowe

Wszyscy klienci biura
w jednym programie.

Program księgowy dla biura rachunkowego musi udźwignąć każdą liczbę klientów. Dziesięciu czy dwustu, bez różnicy w cenie: wersja Biuro obsługuje nielimitowaną liczbę firm, od KPiR i ryczałtu, przez księgi handlowe, po płace, ZUS i e-faktury KSeF. Zespół pracuje na wspólnej bazie, a dane klientów zostają na serwerze biura.

Pobierz bezpłatne demo ↘ Zobacz cennik →

od 620 złbez limitu firmwspólna bazaoperacje zbiorczeKSeF dla każdej firmy

Dlaczego biura wybierają TaxMachine

Rośnie liczba klientów, nie rachunek za program.

Model jest prosty: płacisz za stanowiska pracy, a obsługa wielu firm nic nie kosztuje ponad to.

Skala

Nowy klient to wpis w programie, nie pozycja na fakturze.

Liczba obsługiwanych podmiotów nie wpływa na koszt licencji. Biuro rosnące z dwudziestu do stu firm płaci tyle samo za program, co przed wzrostem.

Zespół

Wspólna baza i szybkie przełączanie między firmami.

Księgowi pracują równolegle na bazie MariaDB lub MySQL na serwerze biura. Przejście do dokumentów innego klienta nie wymaga zamykania okien ani logowania od nowa.

Zakres

Każdy rodzaj księgowości, jaki prowadzą klienci.

KPiR, ryczałt i księgi handlowe, ewidencje VAT z plikami JPK, e-Deklaracje, płace z ZUS oraz PIT-4R i PIT-11, a do tego środki trwałe. Jeden program zamiast kilku.

KSeF

Osobny obieg e-faktur dla każdego podmiotu.

Faktury w schemie FA(3) wystawiasz i pobierasz oddzielnie dla każdego klienta, online i offline. Nie przeskakujesz między kontami w zewnętrznych serwisach.

Sezon deklaracji

Rytm pracy biura, gdy liczy się tempo.

Zbiorcze operacje skracają najbardziej pracochłonne dni w miesiącu.

Pobraniedokumenty KSeF klientów

Księgowaniefirma po firmie

JPKwysyłka zbiorcza

Deklaracjeprzekazanie do MF

Rozrachunkikontrola płatności biura

Koszt i dane

Przewidywalny wydatek, dane na Waszym serwerze.

licencja 620 złkolejne stanowisko 310 złaktualizacja 500 zł/rok

Licencja jest bezterminowa, a przedłużenie aktualizacji wersji Biuro na kolejny rok to 500 zł za pierwsze stanowisko. Gdy aktualizacje wygasną, program dalej działa i żadne dane nie przepadają, ale przestaje pobierać dane kontrahentów z bazy REGON i nie dostaje nowych formularzy ani zmienionych stawek. Zasady przedłużania warto znać przed decyzją, bo kolejny rok liczy się od daty zakończenia poprzedniej subskrypcji.

Dane wszystkich klientów zostają na serwerze biura, nie u zewnętrznego usługodawcy. Jako podmiot przetwarzający łatwiej wykażesz zgodność z RODO, a dostęp do ksiąg nie zależy od cudzej infrastruktury.

Kolejne stanowiska kupujesz po 310 zł, więc rozbudowa zespołu nie oznacza ponownego zakupu programu.

Zobacz cennik →Zapytaj o wdrożenie

Wdrożenie

Jak uruchomić program w biurze.

Kolejność sprawdzona przy biurach obsługujących od kilkunastu do kilkuset firm.

1
Postaw bazę na serwerze biura
Przy pracy zespołowej dane trzymacie na serwerze MariaDB lub MySQL w swojej sieci. Konfiguracja w środowisku Windows nie wymaga administratora na etacie, a my przeprowadzimy przez nią telefonicznie.
2
Załóż konta i uprawnienia
Każda osoba dostaje własne logowanie i zakres uprawnień. Wiadomo wtedy, kto wprowadził który dokument, a dostęp do danych klientów jest ograniczony do osób, które faktycznie ich obsługują.
3
Wprowadź firmy klientów
Dla każdego podmiotu ustalasz formę opodatkowania, status VAT, okres rozliczeniowy i sposób uwierzytelnienia w KSeF. To jednorazowa praca, po której obsługa firmy sprowadza się do księgowania dokumentów.
4
Ustal harmonogram kopii zapasowych
Kopie bazy z danymi wszystkich klientów wykonujcie co najmniej raz dziennie, na inny dysk fizyczny niż baza, a jeden komplet trzymajcie poza biurem. To jedyne zabezpieczenie, które działa przy awarii sprzętu.
5
Wejdź w rytm miesiąca
Pobranie dokumentów z KSeF, księgowanie firma po firmie, zbiorcza wysyłka plików JPK i deklaracji, na końcu kontrola rozrachunków biura. Cały cykl prowadzisz z jednego programu.

Najczęstsze błędy

Cztery rzeczy, które w biurze kosztują najwięcej.

Trzymanie bazy lokalnej na dysku sieciowym
To najczęstsza próba uruchomienia pracy zespołowej na skróty. Plik bazy udostępniony przez sieć prędzej czy później ulega uszkodzeniu, a odzyskanie danych oznacza powrót do ostatniej kopii.
Wspólne konto dla całego zespołu
Jedno logowanie dla wszystkich uniemożliwia ustalenie, kto wprowadził dany zapis. Przy reklamacji klienta albo kontroli brakuje wtedy podstawowej informacji, a uprawnień nie da się różnicować.
Kopie zapasowe na tym samym dysku co baza
Awaria dysku zabiera wtedy jednocześnie dane i ich kopię. Przy biurze obsługującym kilkadziesiąt firm oznacza to odtwarzanie dokumentacji od klientów, czyli tygodnie pracy.
Zostawianie konfiguracji KSeF na ostatnią chwilę
Każdy klient wymaga osobnego uwierzytelnienia i decyzji o zakresie uprawnień. Przy kilkudziesięciu podmiotach to praca na kilka dni, której nie da się wykonać w tygodniu wejścia obowiązku.

Pytania i odpowiedzi

O co pytają właściciele biur

Czy liczba obsługiwanych firm jest ograniczona?

Nie. Wersja Biuro Rachunkowe obsługuje nielimitowaną liczbę firm klientów. Cena zależy od liczby stanowisk w biurze, a nie od liczby prowadzonych podmiotów.

Jak pracuje na programie kilka osób jednocześnie?

Zespół korzysta ze wspólnej bazy MariaDB lub MySQL na serwerze biura i szybko przełącza się między firmami. Biuro jednoosobowe może pracować na bazie lokalnej.

Ile kosztuje program po pierwszym roku?

Licencję kupujesz raz, za 620 zł na pierwsze stanowisko. Przedłużenie aktualizacji wersji Biuro na kolejny rok to 500 zł. Bez przedłużenia program nadal działa i nie tracisz danych klientów, ale przestaje pobierać dane z bazy REGON i nie otrzymuje nowych formularzy ani zmienionych stawek. Kolejny rok liczy się od daty zakończenia poprzedniej subskrypcji, nie od dnia zakupu.

Czy obsłużę KSeF dla każdego klienta osobno?

Tak. Faktury ustrukturyzowane w schemie FA(3) wystawiasz i pobierasz osobno dla każdej obsługiwanej firmy, w trybie online i offline.

Jak wygląda przejście z dotychczasowego programu w biurze?

Najczęściej dzieli się je na etapy: najpierw kilka firm testowo na nowym programie, potem reszta wraz z początkiem roku obrotowego. Przeniesienie w trakcie roku jest możliwe, ale wymaga wprowadzenia obrotów od początku okresu. Przed decyzją warto opisać nam skalę biura, żebyśmy podpowiedzieli kolejność.

Kto odpowiada za dane klientów w rozumieniu RODO?

Biuro rachunkowe występuje wobec swoich klientów jako podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy powierzenia. Program działa na Waszym sprzęcie i nie przekazuje dokumentów dostawcy oprogramowania, co upraszcza wykazanie, gdzie dane się znajdują i kto ma do nich dostęp.

Czy każdy pracownik biura potrzebuje własnego stanowiska?

Licencja obejmuje określoną liczbę stanowisk, czyli komputerów, na których program jest aktywny jednocześnie. Osoby pracujące na zmiany mogą korzystać z tego samego stanowiska, a przy pracy równoległej potrzebne są osobne. Kolejne stanowiska kosztują 310 zł.

U kogo kupujesz

Wdrożenie w biurze planujemy razem z Wami.

Przy kilkudziesięciu firmach kolejność działań decyduje o tym, czy przejście będzie spokojne, czy chaotyczne. Opiszcie skalę biura i termin, a zaproponujemy plan etapami. Licencje z fakturą, od autoryzowanego dystrybutora z 18-letnim stażem.

Producent: Neonet Consulting S.C., firma działająca od 2000 roku. Dystrybucja: EDOMEG od 2008 roku, ponad 11 000 wydanych licencji. Telefon od poniedziałku do piątku: dział handlowy 08:00–16:00, pomoc techniczna 16:00–18:00. Odpowiedź na wiadomość do 48 godzin w dni robocze.

Poznaj nas Zadaj pytanie

Zobacz też

Powiązane tematy

Powiązane

Załóż kilka firm testowych i sprawdź rytm pracy.

Pobierz demo ↘Zapytaj o dobór wersji →